2012年10月13日
電子データを活かす
当ブログ管理人は社内に飛び交うたくさんの数字に関わる仕事をしているため
パソコンは仕事には不可欠の道具となっています。
おかげさまで専業のSEやプログラマーには及びませんが、パソコンには詳しくなりました。
と同時にパソコンでできること、できないことのはざまで、時に歯がゆい思いをします。
「その場合分けはあいまいすぎてコンピューターにはできない。。。」
「コンピューターを使えばもっと効率が上がるのだが、相手のある話だからなかなか。。。」
などなど。
今回はちょっとハム・ソーセージを離れて、パソコンでできる省力化ということで、
弊社で行なっているWeb-EDIを使っての受注をご紹介します。
「EDI」とは、「Electoronic Data Interchange」の略で、
日本語では「電子情報交換」などと訳されますが、一般的には「EDI」ということが多いです。
最近は環境問題への関心から世の中の流れとしてペーパーレス化が進んでいますが、
企業間の取引でも物流、受発注、請求、支払などで電子データでのやり取りすることが多くなりました。
これをインターネットを使って行なうのが「Web－EDI」と呼ばれるものです。
ネットにつながったパソコンがあればできるので、初期投資が少なくてすむのが特徴です。
それでは弊社のパソコンの実際の受注の様子を見てみましょう。
画面クリックで拡大表示されます。
上の写真はインターネット上で某得意先のWeb-EDIのページにログインしたところです。
この画面を使って発注元から注文をダウンロードします。
ダウンロードはボタンひとつ押すだけのかんたん設定になっています。
ダウンロードした受注データですが、それを自社の基幹システムに取り込むには
１．ファックス発注と同じく、印刷したものを手で入力する
２．電子データとしてシステムに取り込む
のふたつの選択肢があります。
せっかくの電子データなので２番を使うと、データ量が多い時にはとても作業が楽になります。
ただ、ダウンロードしたデータの書式（エクセルで言うと各列にどんな情報が入るかという設定）は
自社システム内のデータ書式と合っていないことがほとんどなので、
そのままでは取り込みできません。
元データの1列目＝基幹システムの5列目、
元データの2列目＝基幹システムの3列目......というように紐づけして変換してやります。
こちらはエクセルのマクロで動かす変換プログラムです。
画面クリックで拡大表示されます。
中ではこのようなプログラムが走っていて、
画面クリックで拡大表示されます。
データを変換します。
画面クリックで拡大表示されます。
（鎌倉ハムクラウン商会では筆者が自分で組んだプログラムを使っていますが、
こういう変換ソフトは販売もされています。）
変換後のデータはかんたんな操作で基幹システムに取り込むことができます。
弊社では内田洋行さんの「スーパーカクテル」という基幹系のソフトを使っていますが、
取り込み窓口は「外部連携」メニューとして標準で用意されています。
画面クリックで拡大表示されます。
この「スーパーカクテル」ですが、外部データに基幹システムに取り込むだけでなく、
その反対の作業、基幹システム内のデータを外部に出力することも簡単にできます。
帳票出力画面に外部データとして出力させるオプションがついていて、
下の画面のように、チェックを入れた項目だけをエクセル形式で吐き出させることができます。
基幹システム外のパソコンで集計を取る時、一度印刷して入力し直す必要がないので、
とても作業性がよくなりますね。
画面クリックで拡大表示されます。
弊社とおつきあいがあるお客様は中小企業が多いのですが、
最近ではこの電子データを理解してくださる会社も現れ、、
仕入伝票の代わりにエクセルデータで受領していただいています。
伝票処理の手間が省けるなど、とてもうれしい効果を上げています。
ただ、多くの中小企業でコンピューターに長けた人材がいないのが実情のようです。
インターネットが趣味というだけで社内のパソコンが不調の時に呼び出されるようになり、
なりゆきで今はシステム管理担当をしているというのはよくある話です。
今回私が紹介したことの中でも、基幹システムからエクセルデータを出力するようなことも
案外と知られていないように感じます。
今後はハム・ソーセージのことだけでなく、
こういったコンピューターの話もこのブログでしていきたいと思います。